Menu

Prezentace bez stresu

Ať už máte powerpointovou prezentaci sebelépe připravenou, řada problémů vás může čekat na místě, kde se má konat. Důvodem může být například i chybějící adaptér. 

Vše ale může proběhnout hladce.

Chystáte se na prezentaci před větším počtem posluchačů, kterou mají doprovázet slidy připravené v PowerPointu. Pronajímatel haly vás ubezpečil, že vám bude stačit váš notebook a vše potřebné je připravené na místě. Bohužel až tam zjistíte, že žádný z konektorů vedoucích od projektoru nepadne zrovna do vašeho notebooku, nebo je vhodný adaptér k dispozici, ale obraz se prostě nezobrazuje. Zatímco se snažíte prezentaci spustit a všechna zařízení zprovoznit, posluchači už jsou na místě a sledují čas i prázdné projekční plátno. 

I když se vám nakonec podaří situaci zachránit a vše běží, jak má, nebudete pravděpodobně už schopni svou prezentaci předvést takovým způsobem, jak jste chtěli. Nervy sehrají svoji roli. V tomto článku vám ukážeme, jak lze takovémuto debaklu zabránit a jak svou prezentaci zvládnete efektivně, pohodlně a důstojně.
Stává se, že prezentující s sebou nemá ten správný adaptér. Už to sice není tak časté jako dříve, přesto ale tento problém pokazil řadu prezentací. Pokud provedete několik šikovných opatření, tomuto problému, stejně jako dalším, se vyhnete.

Zjistěte, co budete potřebovat

Nejbezpečnějším způsobem, jak zajistit plynulý průběh prezentace, je předem si otestovat vše na místě konání akce. Obvykle však postačí, když kontaktujete osobu, která má o situaci na místě důkladný přehled. Pokud budou nějaké nejasnosti, můžete ji například požádat o zaslání typu projektoru nebo fotografie příslušných připojení a konektorů. Na internetu pak vyhledáte přesné technické parametry, rozlišení a podobně. V případě, že vlastníte základní sadu kabelů a adaptérů, budete lépe připraveni na různá rozhraní, a to jak ta nejnovější, tak ta starší, a máte možnost vyzkoušet několik alternativ v případě, že typ spojení, na které jste sázeli, prostě nefunguje.
Většina provozovaných projektorů má alespoň jeden HDMI vstup a mnoho z nich i konektor DisplayPort. Kromě nich často bývají v konferenčních místnostech k dispozici také velkoformátové displeje (LFD - Large Format Display). Jedná se prezentační monitory ve velikosti od 65 palců. Tato zařízení bývají vybavena portem DVI, ale často na nich najdete už poněkud zastaralý konektor VGA (D-Sub). Setkat se ale můžete i s televizory větších úhlopříček.

Vaše krabička poslední záchrany prezentujícího by tedy měla určitě obsahovat, v závislosti na výstupu vašeho notebooku, redukci pro HDMI a VGA, případně i DVI a DisplayPort. Praktickou volbou mohou být multiport modely, které kombinují více redukcí (viz sloupec vpravo). Vybavte se také potřebnými kabely přiměřené délky - především HDMI a VGA. Pokud máte na notebooku konektory microHDMI, Mini DisplayPort nebo USB-Type C, pořiďte si redukce na standardní konektory HDMI a DP. Vyzkoušejte si je předem.

Ověřte obraz i zvuk

Důležitým aspektem při volbě typu připojení je rozlišení obrazu, pro jaké je prezentace připravena. Některé diagramy a větší texty mohou vypadat dobře i v rozlišení VGA. Přes VGA většinou není problém zobrazit také HD rozlišení (1 380 x 720 bodů). Pokud ale chcete při prezentaci použít i fotografie, video, nebo jemnější grafiku, mělo by tomu být přizpůsobeno právě i rozlišení slidů a zobrazovacího zařízení. Pro takovéto účely je vhodnější rozlišení Full HD, případně i Ultra HD, pokud je výstupní zařízení podporuje. Budete-li chtít přenášet obraz v rozlišení Ultra HD, musíte tomu přizpůsobit i adaptéry a kabely, které musí zvládat normy alespoň HDMI 1.4a nebo DisplayPort 1.2.

Důležitým faktorem při výběru rozhraní je to, zda chcete při prezentaci využít také zvukový výstup. Některé notebooky již totiž nemají samostatný zvukový výstup, ale umožňují ho pouze společně s videosignálem přes port HDMI, případně DisplayPort, a některé umožňují jen výstup přes USB Type C. Pokud má výstupní zařízení, jako například projektor, reproduktory, je možné je při prezentaci využít. Jestliže je pro připojení reproduktorů potřebný audiokonektor, můžete využít adaptér z USB Type C (viz sloupek vpravo), který je jím vybaven. V případě menší konferenční místnosti s až 50 posluchači můžete situaci vyřešit tak, že si přinesete vlastní Bluetooth reproduktor.

Počítejte s tím, že přes konektory VGA a DVI žádný zvuk nedostanete. Pro zvukový výstup tedy budete muset využít samostatné audiopřipojení a využít externí reproduktory nebo reproduktory projekčního zařízení vybaveného audiovstupem.

Aby se vše správně zobrazilo

Externí zobrazovací zařízení by mělo být notebookem automaticky identifikováno. Pokud se přesto obraz na projektoru nebo LFD nezobrazuje, nejprve zkontrolujte, zda jsou všechny kabely a redukce správně připojeny. Jestliže obraz stále nevidíte, podívejte se do nastavení operačního systému a zjistěte, zda přistroj detekoval. V případě operačního systému Windows se podívejte do »Systém / Obrazovka«, v případě Macbooku na »Monitory«. Pokud v systému výstupní zařízení nenajdete, patrně je grafický výstup notebooku na externí zařízení vypnutý. Obvykle se výstup aktivuje přes klávesu [Fn] a jednu z [F] kláves v horní řadě. Některé modely také detekují druhé zobrazovací zařízení pouze v případě, že je připojeno před startem OS. Vyzkoušejte také kombinaci kláves [Windows] + [P] a vyberte, jakým způsobem se má promítat, tedy zda obraz chcete vidět jen na externím zobrazovacím zařízení, nebo i na displeji notebooku. Vše si můžete vyzkoušet předem na monitoru.

Relaxujte při prezentaci

Možná jste zvyklí spustit prezentaci stiskem klávesy [F5], kdy ale na svém notebooku vidíte to samé co posluchači. Pohodlnější je využít funkci aplikace PowerPoint a zapnout »Použít zobrazení předvádějícího«. Pak se vám totiž kromě vlastního aktuálního snímku (slidu) zobrazí navíc několik nástrojů pro podporu prezentace. Mezi tyto nástroje patří například poznámky - podrobnosti, o kterých chcete mluvit, tak nezahlcují snímky a vy je máte k dispozici. Navíc se vám na spodní liště zobrazují náhledy několika následujících slidů, takže máte přehled o situaci. Získáte také informaci o uplynulém čase prezentace. Můžete rovněž využít pero, laserové ukazovátko nebo zvýrazňovač a prezentaci obohatit.

V PowerPointu 2013 nebo 2016 je již tento režim přednastaven, ve verzích 2007 a 2010 ho musíte nastavit zaškrtnutím v nabídce »Prezentace«. Tento režim se pak spustí automaticky, když je detekován druhý monitor nebo výstupní zařízení jako »Rozšířit«. Režim můžete změnit už zmíněným stiskem kláves [Windows] + [P] - snadno si to budete pamatovat, když si vzpomenete, že „P“ je jako prezentace. Mimochodem, v programech PowerPoint 2013 a 2016 můžete pomocí pravého tlačítka myši použít zobrazení předvádějícího pro testovací účely na jednom monitoru. Na předchozí stránce vpravo dole jsme sestavili několik užitečných zkratek, díky nimž je prezentování jednodušší.

Osvoboďte se od počítače

Jste-li zvyklí při prezentaci diskutovat s posluchači nebo různě přecházet, zamyslete se nad tím, zda si nepořídit tzv. prezentér. Ten má více funkcí než bezdrátová myš a prezentaci vám usnadní. Takovéto bezdrátové zařízení totiž poslouží k dálkovému ovládání prezentací a přitom se můžete volně pohybovat a například i ovládat hlasitost zvukového výstupu. Můžete také dočasně vypnout obraz, aby se pozornost soustředila pouze na vás. Do prezentéru je rovněž často integrováno laserové ukazovátko, takže nemusíte kupovat další zařízení. Cena použitelných prezentérů začíná cca na 400 Kč, pokročilejší modely, jako například Logitech Wireless Presenter R400, stojí asi 900 Kč.

Pokud veškerá technika běží tak, jak má, už není téměř nic, co by vám mělo zabránit v provedení perfektní prezentace - tedy kromě prezentace samotné. Jestliže jste si ji ale pečlivě připravili a otestovali, měla by proběhnout bez problémů i na místě. Neočekávaný problém ale může nastat například ve chvíli, když budete chtít spustit prezentaci vytvořenou ve verzi pro Windows na počítači s macOS. V každém případě byste ji měli vyzkoušet předem. Pokud vše selže, doporučujeme mít u sebe USB flash disk s jednotlivými slidy, které často zvládne zobrazit i samotný projektor, jak jsme to popsali v tipech v levém sloupci.

***

Snadné ovládání PowerPointu

Několik funkcí prezentační aplikace PowerPoint můžete snadno a rychle vyvolat pomocí klávesových zkratek.

Funkce Funkce
Start prezentace od začátku [F5]
Start prezentace od aktivního slidu [Shift] + [F5]
Přechod na další slide [Enter], [Mezera] nebo [Page Down]
Zobrazit dialogové okno »Všechny snímky« [Ctrl] + [S]
Skrýt a zobrazit prezentaci Černý obraz: [B], bílý obraz: [W]

***

Tipy pro prezentaci bez stresu

Budete-li mít na paměti těchto pět bodů, neměli byste se během prezentace setkat s jakýmikoli starostmi ani nepříjemnými překvapeními. Pojďme na to:
* Zjistěte si předem, jak vypadá místo konání akce a jaké je k dispozici vybavení. V případě pochybností požádejte pověřenou osobu o zaslání fotografií konektorů.
* Pořiďte si nejnovější typy adaptérů a kabelů. Budete tak připraveni na různé varianty. Navíc můžete také v případě problémů využít alternativní způsob připojení.
* Vyzkoušejte si pokud možno výstupní zařízení v předstihu a předem si také zkuste prezentaci prostřednictvím monitoru nebo televizoru, aby byla všechna nastavení odpovídajícím způsobem provedena.
* Používáte-li program PowerPoint, použijte zobrazení předvádějícího, které vám poskytne větší přehled o situaci a užitečné nástroje.
* Použijte bezdrátový prezentér. Umožňuje snadnou obsluhu a zajistí vám volný pohyb po místnosti.

***

Nouzová prezentace

> V případě, že z nějakých důvodů nebudete moct použít svůj notebook, ale budete mít k dispozici projekční zařízení, je dobré mít svoji prezentaci uloženou ještě pro jistotu na USB flash disku. Měli byste na něj zkopírovat nejen kopii vlastní prezentace.
> Nebudete-li moct použít notebook a aplikaci PowerPoint, uložte si snímky prezentace i v jiném formátu, který pak zvládne zobrazit jakýkoli jiný počítač nebo televizor. V aplikaci PowerPoint přes »Soubor / Uložit jako« můžete prezentaci exportovat ve formátu PDF nebo XPS. Budete se ale muset obejít bez animací, přechodů a dalších multimediálních prvků.
> Pokud běží alespoň projektor či televizor a jeho integrovaný multimediální přehrávač a vše ostatní selže, posledním řešením je uložit si prezentaci, tedy jednotlivé slidy, jako obrázky ve formátu JPEG či PNG. Opět prostřednictvím aplikace PowerPoint a »Soubor / Uložit jako«.

Foto popis| Flexibilní hardware Adaptéry s více konektory jsou základním vybavením předvádějícího. Kombinují více možností připojení v jednom zařízení.
Foto popis| Hama USB-C Multiport adaptér (za 1 299 Kč) je vybaven HDMI výstupem a USB portem pro připojení výstupních zařízení.
Foto popis| Mini DisplayPort adaptér (cena cca 400 Kč) sice nemá žádný audiokonektor, ale i na něm najdete další DVI konektor.
Foto popis| Jestliže v PowerPointu použijete zobrazení předvádějícího, budete mít lepší přehled a k dispozici užitečné funkce.
Foto popis| Ke každému slidu si můžete udělat poznámky, které uvidíte jenom vy a v režimu zobrazení předvádějícího.
Foto popis| Bezdrátový prezentér, jako například Logitech Wireless Presenter R400 (cca 900 Kč), usnadní prezentaci a umožní vám volný pohyb.

O autorovi| HEIKO BAUER, PAVEL TROUSIL, autor@chip.cz


Příbuzná témata:  



Komerční sdělení