Menu

Nejen pro daňové přiznání

Nejen pro daňové přiznání

Ekonomické systémy na českém trhu  - Ekonomické systémy nemusí být pouze nástroje na vyplnění daňového přiznání. Podle způsobu nasazení a především podle potřeb daného subjektu mohou řešit kompletní ekonomickou problematiku jakýchkoliv firem - od drobných živnostníků až po velké podniky. Na Chip DVD vám přinášíme přehled nabídky ekonomických systémů na českém trhu. Tento článek berte jako úvod do dané problematiky, více materiálů najdete na přiloženém DVD.
Text: Michal Přádka

Ekonomických systémů jsou na českém trhu stovky a zcela určitě si mezi nimi každý zájemce vybere. Potenciální uživatel má k dispozici širokou nabídku komplexních ekonomických systémů: účetnictví je pouze jedním z modulů a aplikace sama dále nabízí skladové hospodářství, personalistiku, ale třeba také manažerské nadstavby apod. Softwarové řešení celé ekonomické problematiky tedy můžete pořídit od jednoho výrobce. Na druhé straně jsou nabízeny specializované produkty, určené pro řešení specifické části ekonomické problematiky firmy, což může být zmíněná personalistika, ale také třeba evidence docházky zaměstnanců nebo vedení knihy jízd.
Část výrobců se zaměřuje pouze na segment těch nejmenších společností, jedná se tedy až na výjimky o krabicová řešení. Další producenti cílovou skupinu nejmenších firem opomíjejí a svými produkty míří spíše ke středně velkým zákazníkům. Často se však lze setkat s ekonomickými systémy určenými současně pro firmy malé i střední velikosti.
Při členění potenciálních zákazníků na malé a střední nastává hned na začátku problém v tom, jak takovou malou či střední firmu vlastně definovat. Kritérium obratu může být zejména u obchodních společností velice zavádějící, a proto se častěji používá počet zaměstnanců. V Přehledu ekonomických systémů, který je společným projektem časopisu Chip a nakladatelství Sagit (on-line verze je na adrese www.sagit.cz/eksys, off-line verzi naleznete na přiloženém Chip DVD), definujeme firmu s počtem zaměstnanců do dvaceti jako malou, jako střední pak firmu s počtem zaměstnanců v rozmezí 20 až 200. Je samozřejmé, že se jedná pouze o orientační členění, každou společnost a případné nasazení ekonomického systému je vždy třeba posuzovat individuálně.

Co firmy od ekonomických systémů požadují

Jaké základní požadavky na ekonomický systém tedy má malá a jaké střední firma? Malá firma využívá pro svoji činnost široké spektrum funkcí, které však nemusejí jít do hloubky, a spokojí se s krabicovým řešením, jež si může sama parametrizovat pro svoje potřeby. Ideální je tedy takový program, který obsahuje všechny běžně používané agendy, a který je proto jednoduchý a snadno a příjemně se ovládá. Střední firma naopak určité moduly (podle povahy svého podnikání) chce používat do mnohem větší hloubky. Zde již mnohdy nevystačíme s krabicovým řešením a funkčnost je třeba na míru doplnit o individuální požadavky. Toto doplnění funkčnosti může představovat např. jen úpravy tiskových sestav apod., což zvládne zkušenější uživatel aplikace sám. Nebo naopak zákazník požaduje po producentovi ekonomického systému plnou implementaci, kdy budou muset být vytvořeny zcela nové funkce, odpovídající povaze podnikání a potřebám uživatelů.

Účetnictví bývá pouze jedním z modulů solidního ekonomického systému.

Vyřizování každodenní rutiny, jako je vystavování faktur či přijímání objednávek, zvládne každý ekonomický systém. Pokud chcete tyto základní požadavky ve firmě pokrýt, můžete si z velmi bohaté nabídky na trhu vybrat a při výběru toho správného systému se pravděpodobně nemůžete příliš spálit. Kvalitní produkt by však měl být schopen přinést něco víc. Třeba by mohl sloužit jako CRM a MIS. Co to vlastně znamená?

CRM a MIS

CRM (Customer Relation Management) se do češtiny překládá jako "řízení vztahů se zákazníky". Jedná se o agendu, která by ve firemním ekonomickém systému neměla chybět zejména tehdy, pokud pracujete s větším počtem klientů. CRM mj. řeší veškerou evidenci kontaktů s klientem, upozorňuje uživatele, co je kdy potřeba udělat, a to případně i ve formě denního programu žádoucích kontaktů s klienty. Nasazením vhodného CRM a samozřejmě jeho důsledným používáním (to bývá velký problém zejména v počátcích, protože zaměstnanci neradi mění své návyky) okamžitě zjistíte, jaké obchodní případy máte rozjednány, ve které fázi se jednotlivá jednání o kontraktech či dodávkách nacházejí, o čem jste na posledním jednání hovořili a na čem se domluvili, a jaký tedy bude další postup jednání. Ani takové rychlé dohledání všech obchodních nabídek předložených v minulosti klientovi nemusí být špatné. To vše je CRM.
Samostatnou kapitolou jsou nástroje navazující na účetnictví a poskytující souhrnné výstupy, důležité pro rychlý přehled o stavu firmy a pro další rozhodování. Často jsou tyto subsystémy označovány jako manažerské informační systémy (MIS). Agenda tohoto typu poskytuje dostatečné a detailní informace o firmě zejména v peněžním vyjádření (ale nejen v něm). Analyzovat např. vývojové trendy je pak otázkou několika málo sekund.

Krabicové systémy

Firma jakékoli velikosti vyžaduje od ekonomického systému spolehlivost a stabilitu. Každá firma si dnes na jednom z prvních míst váží svých vlastních dat v informačních systémech. Znamená to jednoduché a stoprocentní zálohování dat, v konečné fázi však i možnost kdykoli a zejména rychle obnovit plný rozsah dat z dříve vytvořené zálohy.
Pokud se ještě jednou vrátíme ke krabicovým systémům, pak zde je kromě spolehlivosti a bezpečnosti na dalším čelném místě nenáročnost na údržbu. Malá firma nemá specialistu na IT. Instalaci a nastavení by tedy měl zvládnout pokročilý uživatel, např. za pomoci průvodců. S tím souvisí defaultní nastavení -jde o obecně platné číselníky a základní parametry předvyplněné tak, aby uživatel nebyl před začátkem používání programu nucen provádět složité a mnohdy značně finančně i časově náročné přípravné práce.
Nový uživatel jistě ocení také dostatečně podrobnou a kvalitně zpracovanou dokumentaci. Zatímco v minulosti se jednalo výhradně o tištěné publikace, trendem dnešní doby je elektronická dokumentace, jejíž aktualizace s každou verzí, či dokonce meziverzí je zcela snadná, a kterou lze tedy bezproblémově udržet v aktuální podobě.
U středně velkých firem narážíme na jiný problém. Ekonomický systém musí být navržen tak, aby umožňoval spolupráci zaměstnanců specializovaných na jednotlivé oblasti. Na rozdíl od malých firem, v nichž jeden člověk zvládá například nákup i prodej současně, zaměstnávají střední firmy na každou oblast samostatné pracovníky. Informační systém musí zajistit jejich hladkou spolupráci a zároveň zabezpečit oblast, za kterou jsou zodpovědní, před neoprávněnými zásahy ostatních uživatelů, a to např. prostřednictvím systému podrobných přístupových oprávnění s personalizovaným sledováním všech provedených změn.
Systém dále musí zvládat příslušný objem dat a počet současně pracujících uživatelů nejen po stránce technické (což lze zajistit například posílením serveru), ale též po stránce uživatelského rozhraní. Jinak se vyhledávají produkty v katalogu o 100 položkách a jinak, pokud má katalog položek 100 000. Totéž platí o účetním deníku s počtem 10 000 řádků oproti deníku s 1 000 000 řádků a více.

Hlediska výběru

Funkcí a vlastností, kterými by měl disponovat ekonomický systém pro malou nebo střední firmu, lze samozřejmě nalézt desítky, možná stovky. Potenciální uživatel by se tedy měl při výběru zaměřit na tyto činnosti:
způsob ovládání, jeho jednoduchost a zároveň uživatelskou definovatelnost,
vzhled a nastavitelnost pracovní plochy (nezapomeňte, že v prostředí programu strávíte třeba i celý pracovní den, takže by se vám mělo alespoň trošku líbit, případně byste měli mít možnost ho změnit),
dodávané tiskové sestavy, jejich variabilitu a následné zpracování (export, přímé odesílání e-mailem apod.), tvorbu vlastních tiskových sestav,
elektronický styk s bankou a dalšími úřady (např. podávání přiznání na finanční úřad),
možnost připojit externí zařízení (např. čtečku čárových kódů, pokladnu) dle konkrétních potřeb,
pobočkové zpracování dat v případě geograficky členěné firmy,
podporu uživatelů, telefonickou i e-mailovou,
kvalitní a včasné zapracování legislativních změn,
školení pořádaná pro nové uživatele.

Mysleme na budoucnost

Při výběru ekonomického systému by firma nikdy neměla myslet pouze na své potřeby v daném aktuálním časovém okamžiku, ale s výhledem na několik let. Firmy se rozvíjejí, zvyšují počet zaměstnanců i zákazníků, namísto jedné pobočky jich za tři roky může být pět atd. Na tyto varianty by měl umět reagovat také ekonomický informační systém. Nejlepší samozřejmě je, pokud takový systém umí růst spolu s firmou. Finančně nejefektivnější hledisko přitom je neinvestovat na začátku do modulů a funkcí, které momentálně nepotřebujeme, ale mít jistotu, že je lze kdykoli výhodně dokoupit. Drtivá většina producentů ekonomických systémů to samozřejmě umožňuje.
Další vhodnou nabídkou pro potenciální zákazníky je možnost vyzkoušet si ekonomický systém "nanečisto". Napsat, že se jedná o demoverzi, je v souvislosti s ekonomickými systémy ne zcela přesné, protože v mnoha případech je možné si přímo z internetových stránek výrobce stáhnout plně funkční verzi (nebo požádat o zaslání CD-ROM). Výhodné je, že tyto "demoverze" jsou často opravdu bez časových nebo funkčních omezení a limitovány jsou pouze množstvím provedených záznamů; vhodné jsou tedy nejenom pro seznámení s vlastním systémem, ale i k plnohodnotnému používání pro začínající nebo malé podnikatele. Přechod na placenou verzi je pak snadný, a to bez ztráty již vytvořených dat.

EKONOMICKÝ VS. ÚČETNÍ SYSTÉM

INTERNÍ POTŘEBY FIRMY

Český trh má stále zejména v segmentu malých a bohužel mnohdy i středně velkých firem jedno specifikum - je jím používání ekonomického systému pouze ve smyslu účetním, aby uživatelé dostáli svým zákonným povinnostem ve smyslu vedení všech evidencí. Ekonomický systém by však v žádném případě neměl sloužit jen jako prostředek pro získání podkladů za účelem následného splnění všech zákonných povinností firmy vůči státním orgánům (daňové přiznání pro finanční úřad, přehledy týkající se sociálního zabezpečení a zdravotního pojištění apod.). Proto i sami výrobci většinou používají termín ekonomický systém, nikoli termín účetní program. Ekonomicko-účetní evidence by tedy měla sloužit zejména pro interní potřeby firmy. Sestavení daňového přiznání je až následná věc.


Dokumenty ke stažení