Menu

Kancelář na internetu

Internetové služby

Kancelář na internetu

Nechcete investovat desítky tisíc do kancelářského balíku? Máte rychlý a neomezený internet? Pak pro vás máme dobrý tip!
Text: Jiří Macich ml.

Textový editor, tabulkový kalkulátor nebo rovnou celý balíček kancelářských programů se již spoustu let nachází na většině počítačů. Podle některých odborníků by se v této oblasti mohla stát revolucí tzv. webová kancelář. Ještě nedávno šlo spíše o záležitost pro technologické nadšence, v posledních měsících se však situace začala pozvolna měnit.

Kancelář na webu

O co vlastně jde? Představte si, že své dokumenty nebudete skladovat na pevném disku, ale na nějakém velkém internetovém serveru spolu s miliony dalších uživatelů z celého světa. Pro editaci už nebudete používat Word nebo jiný textový editor, spouštějící se z vašeho počítače, ale jednoduše si v internetovém prohlížeči otevřete webovou stránku nabízející textový editor se všemi potřebnými funkcemi a se vzhledem blízkým Wordu. Další výhodou tohoto řešení je možnost dokumenty sdílet a spravovat v rámci skupiny.

Začalo to nenápadně...

Přesun z desktopových programů na webové stránky není žádnou novinkou - stačí se jen podívat na webmaily. Ještě před několika lety byl pro práci s poštou nutný desktopový program (podporující protokol POP3), aby si uživatelé mohli poštu stahovat na svůj pevný disk. Dnes je situace úplně jiná. I když e-mailoví klienti mají pořád své "místo na slunci", webmailová rozhraní Gmailu, Seznamu či portálu Centrum jsou pro ně vážnou konkurencí. Některé webmaily nabízejí pohodlí srovnatelné s jednoduššími klienty (např. Outlook Express), velká kapacita současných freemailů navíc odbourává nutnost stahovat e-maily na pevný disk.

Bezpečnost a soukromí?

V souvislosti s ukládáním dat na servery provozovatelů se vynořují obavy o bezpečnost dat a soukromí uživatelů. Jsou však oprávněné? V první řadě je třeba říci, že většina námi testovaných služeb využívá ve výchozím nastavení při komunikaci zabezpečený protokol HTTPS, nebo jej alespoň nabízí jako dostupnou alternativu. Identifikace uživatele probíhá formou uživatelského jména a zvoleného hesla. Záleží tedy jenom na vás, jak silné heslo použijete a jak s ním budete nakládat.
Další otázkou je soustředění dat na jedno místo. Serverovna plná firemních dokumentů společností z celého světa by mohla být pro hackery lákavým cílem. Pravda ovšem je, že tyto služby budou využívat spíše jednotlivci, maximálně menší firmy, u nichž se příliš "tajných" dokumentů nenajde.
Posledním otazníkem zůstává soukromí v souvislosti s reklamou. Někteří poukazují na to, že by dokumenty uložené někde na serveru mohly být velice dobrou pomůckou pro "směrování" reklamy. Nenafukujme však do orwellovských rozměrů něco, co dnes už běžně funguje, ať už jde o kontextovou reklamu ve vyhledávačích, nebo v e-mailových schránkách, jako je Gmail, kde se textová reklama zobrazuje na základě analýzy vašich e-mailů. Když Google Gmail spouštěl, bylo kolem toho hodně povyku, dnes už se ale jedná o běžnou praxi bez nějakých emocí. Analýza totiž v takovém případě pochopitelně probíhá strojově, žádný reklamní expert si vaši korespondenci nečte. Navíc u placených služeb webové kanceláře reklama není.

Textové editory v prohlížeči

Dost bylo teorie, je čas představit si některé ze služeb patřících do webové kanceláře. Začneme textovými editory, které jsou nejpoužívanějšími programy z kancelářských balíků. Co lze tedy od webových textových editorů očekávat? Základní práci s textem a jeho formátování, vkládání objektů (obrázků, tabulek nebo odkazů). Dokumenty můžete také ukládat nebo tisknout. Dále se budeme věnovat už jen tomu, čím se jednotlivé služby liší od ostatních, případně zdůrazníme jejich specifické přednosti.

Docs

Textový editor nabízí v rámci své služby Docs i firma Google (http://docs.google.com). Je založen na poměrně populárním programu Writely, který Google letos odkoupil a zařadil do svého portfolia. K dobru mu musíme připsat podporu řady formátů, do kterých lze dokumenty exportovat. Vedle HTML, RTF a DOC je to také ODT (používá ho třeba OpenOffice.org) a také univerzální PDF. Importovat pak umí všechny uvedené formáty (s výjimkou PDF), a navíc ještě TXT a SXW. Při používání služby Docs nejste tudíž závislí na určité platformě. Dokumenty lze rovněž publikovat na webu a jako běžnou stránku si je může prohlížet teoreticky kdokoliv. Oceňujeme také slušnou práci s tabulkami, možnost spolupráce více uživatelů na jednom dokumentu a funkci pro hledání a náhradu textů, byť zatím v experimentálním stadiu.

AjaxWrite

Nyní se podíváme na AjaxWrite (www.ajax13.com/en/ajaxwrite), který ukazuje, že přenést uživatelské rozhraní desktopových programů na web nemusí být velkým problémem. Služba podporuje současnou práci s více dokumenty (v jednom okně pomocí záložek). Bohužel funguje jen v prohlížeči Firefox 1.5 a novějším. S Internet Explorerem nebo Operou máte tudíž smůlu, což je v tuto chvíli asi největší vada na kráse. Naopak pochválit musíme kvalitní rozhraní i širokou podporu formátů dokumentů: DOC, RTF, ODT, TXT (vč. importu) a PDF (jen export). Některé funkce (a to i ty, které lze považovat za klíčové) bohužel nejsou v současné verzi dostupné. Jde například o vkládání obrázků, vyhledání v textu a provádění náhrad. Vývojáři na nich ovšem údajně pracují, stejně jako na dalším vylepšování uživatelského prostředí.

Zoho Writer

Nejlepším textovým editorem je však nyní Zoho Writer (www.zohowriter.com), ve kterém už lze rozumně psát, aniž byste naráželi na absenci některé ze základních funkcí. Podporuje import a export do formátů DOC, RTF, ODT, SXW (starší formát OpenOffice.org nebo StarOffice) a TXT, export ještě do HTML a PDF. Dokumenty lze sdílet s více uživateli a můžete je publikovat na webu. Zoho Writer navíc umí pracovat s tabulkami i obrázky. Podporuje též využívání a ukládání šablon. Nabízí funkci vrácení a obnovení provedených změn. Můžete také zpětně sledovat úpravy dokumentu jako ve Wordu. Dokonce je podporována i kontrola pravopisu (zatím angličtina). Jediné, co tomuto editoru můžeme ve srovnání s konkurencí vytknout, je delší doba prvního načtení. Později se však už díky vyrovnávací paměti se Zoho Writerem pracuje dobře.

Tabulkové kalkulátory

Ani v této kategorii nelze od webových alternativ Excelu očekávat zázraky. Na druhou stranu musíme přiznat, že zkoumané tabulkové kalkulátory překonaly naše původně skeptická očekávání.

Google Spreadsheets

Například Google Spreadsheets, který je od října integrován do Google Docs *(http://docs.google.com), bude řadě nenáročných uživatelů dobře sloužit. Tedy pokud jim nebude chybět podpora tvorby grafů, což je z pohledu uživatele, který zatím od webové kanceláře neočekává kdovíco, jediné velké minus. Jako většina služeb od Googlu má i tato povedené, přehledné a rychlé rozhraní. Velkým plusem (a jedním z obecných argumentů pro webovou kancelář) je možnost spolupráce na konkrétní tabulce s více uživateli včetně komunikace v reálném čase bez nutnosti použití nějakého dalšího programu. Google Spreadsheets umí pracovat s formáty XLS i ODS, možný je také export tabulek do HTML a PDF. Podpora formátů je tedy dostačující.

iRows

O něco více než služba Googlu se nám však zalíbil editor iRows (www.irows.com), jehož design očividně vychází z Excelu 2003. Mnohem podstatnější je ale velice dobrá práce s grafy a také relativně kvalitně zpracované sdílení tabulky s dalšími uživateli. Tabulky mohou být buď striktně soukromé, nebo zcela veřejné, anebo přístupné jen uživatelům z vybrané uživatelské skupiny. Tabulku můžete vystavit na webu nebo exportovat do souborů XLS, ODS a CSV (které lze i importovat) a HTML. Pokud vyžadujete podporu exportu do PDF, iRows vás zklame, protože tuto možnost zatím nenabízí. Práce s funkcemi by mohla být o něco pohodlnější, jinak však iRows představuje dobrou webovou aplikaci.

ThinkFree Calc

Pokud jste stále k webovým tabulkovým kalkulátorům skeptičtí, určitě vyzkoušejte ThinkFree Calc (www.thinkfree.com). Tato již zaběhlá služba poskytuje opravdu luxusní uživatelské prostředí a i nabízené funkce jsou na vysoké úrovni. Je ovšem důležité zmínit, že autoři vsadili na Javu, což jim oproti jiným službám spadajícím do webové kanceláře a většinou vycházejícím z poměrně mladé technologie Ajax umožňuje pochopitelně více možností rozvoje. Co to však znamená z pohledu uživatele? Ten z toho spíše těží, protože kvalitativně ThinkFree Calc převyšuje svou současnou konkurenci minimálně o třídu. Jediným minusem je pouze pomalejší načítání.

PowerPoint zatím ohrožen není

Třetím klasickým programem z kancelářských balíčků je program pro tvorbu prezentací. Zde je však kvalitativní odstup webových služeb od desktopových předloh o stupeň viditelnější než například u textových editorů.

ThinkFree Show

Výjimkou potvrzující pravidlo je program ThinkFree Show (www.thinkfree.com), který je ovšem stejně jako výše zmiňovaný ThinkFree Calc vytvořen v Javě. Má tedy, pokud jde o nabízené funkce, velký náskok před konkurencí, zároveň ale působí trochu neohrabaně. Přinejmenším doba načítání je na hranici snesitelnosti. ThinkFree Show bude pravděpodobně svými funkcemi dostačovat pro tvorbu drtivé většiny běžných prezentací. Podporuje oba klíčové formáty PPT a PPS, takže je kompatibilní i s MS Office. Navíc zvládá do jisté míry i export do PDF a HTML. Nemusíte se bát, že byste nemohli pracovat s obrázky, grafy nebo tabulkami. Je také možné vybírat si požadované přechodové efekty mezi stránkami prezentace. Výsledky svého snažení si můžete prohlédnout přímo ve webovém prohlížeči.

Zoho Show

Pokud preferujete svižnější webové aplikace, mohl by vás zajímat editor Zoho Show (www.zohoshow.com). Při tvorbě zkušební prezentace jsme nenarazili na funkci, která by nám chyběla, objektivně ale musíme dodat, že jich má méně než ThinkFree Show. Problém nastal až při pokusu stáhnout si výsledek na pevný disk. Prezentace totiž není možné exportovat do běžných souborů. Můžete si je prohlížet jen přes Zoho Show v internetovém prohlížeči. Je to podivné, protože při importu tento editor bez problémů podporuje PPS i PPT, a dokonce i SXI. Tento nedostatek je částečně vyvažován možností vystavení na internetu nebo vygenerováním HTML kódu pro vložení do libovolné webové stránky jako plovoucího rámce. Docela zajímavou "vychytávkou" je ovládání přehrávání prezentace na dálku. Můžete sedět ve své kanceláři a on-line přehrávat prezentaci osobě třeba na druhém konci světa.

Kalendáře překvapují a Google boduje

Zastavme se ještě krátce u webových kalendářů. Zatímco předešlé kancelářské disciplíny se na webu teprve rozkoukávají, kalendáře jsou zde už slušně zabydlené a některé jsou velmi dobře použitelné. Tentokrát se však zaměříme pouze na jeden produkt, který nám jednoduše připadal nejlepší. S nadsázkou lze dnes říci, že za vším na internetu můžeme hledat Google. Do jeho portfolia patří i kalendář, tedy Google Calendar (http://calendar.google.com). Ten je oproti kalendáři od Microsoftu (http://calendar.msn.com) díky své rychlosti a minimu reloadů použitelný nejen teoreticky, ale i prakticky. Můžete si vytvořit tolik samostatných kalendářů, kolik potřebujete. Je možné například odděleně "spravovat" svůj volný čas a pracovní dobu a kalendáře lze i pohodlně sdílet. Zajímavé je také přebírání kalendářů od jiných uživatelů. Jestliže to situace vyžaduje, máte možnost nabídnout kalendář komukoliv na internetu k volnému nahlédnutí. Možnosti sdílení jsou rozsáhlé...
Kalendáře můžete tisknout nebo exportovat do formátu iCalc, případně je můžete využívat v běžném desktopovém programu. Většina webových kalendářů umí posílat upozornění e-mailem, Google Calendar však umí poslat upozornění i formou SMS, a to dokonce i do českých mobilních sítí - a navíc zdarma!
Šikovnou pomůckou je také přímé rozesílání pozvánek e-mailem. Pokud si v kalendáři naplánujete třeba setkání s přáteli na pátek večer, můžete jim poslat e-mailem pozvánku. Využít k tomuto účelu lze adresář z Gmailu, se kterým je Google Calendar propojen. Google Calendar je stručně řečeno špičkový produkt, který není na rozdíl od některých desktopových alternativ neergonomickým otesánkem.

Jak na webovou kancelář?

Věřte nebo ne, ale pro využívání služeb webové kanceláře nepotřebujete žádné speciální vybavení. Přímé hardwarové nároky prakticky neexistují a ze softwaru si vystačíte s tím, co běžně používáte k prohlížení webových stránek. Všechny testované služby běžely bez zjevných obtíží v prohlížeči Firefox 1.5. Obecně lze doporučit buď Internet Explorer 6, nebo Firefox 1.5 či novější. Na oba prohlížeče se budou vývojáři zaměřovat, protože Firefox má dobrou podporu webových standardů a Internet Explorer je pro změnu nejrozšířenější. U prohlížeče Microsoftu však poměrně obtěžují plané poplachy všech jeho "bezpečnostních upozorňovačů". Jejich věčné odklikávání vás brzy přestane bavit...
Povolený JavaScript je nutností. Cookies většina testovaných služeb ve větší míře nepoužívá. Většina nastavení se ukládá přímo na serveru. Je to logické, protože při přístupu z více počítačů by spoléhání se na cookies nedělalo dobrotu. Zkontrolujte si také nastavení "blokovače vyskakovacích oken". Minimálně zrušte automatické blokování bez dotazu či upozornění. U řady služeb si tím ušetříte dlouhé tápání, proč se soubor nechce otevřít... Povolenou podporu Javy vyžadovaly jen dvě služby z produktové řady ThinkFree.

Situace na trhu

Kdo vládne kancelářím?

Ze současných internetových gigantů se zatím nejvíce v této oblasti angažuje Google. Konkurenční Yahoo, Microsoft nebo třeba AOL stojí zatím až na výjimky tiše opodál. Google má velký potenciál posunout webovou kancelář z pozice doplňkových služeb do popředí zájmu uživatelů. Za tímto účelem podniká jednu akvizici za druhou a činí se i jeho vlastní vývojové laboratoře. Po úspěchu Gmailu spustil Google Calendar a obě služby propojil. Zakoupil populární webový textový editor Writely a postupem času z něj a ze svého vlastního výtvoru Google Spreadsheets vytvořil jednu službu jménem Google Docs. Koncem října navíc získal i kolaborativní wiki systém JotSpot, který chce rovněž připojit ke Google Docs (v době psaní tohoto článku však ještě nebylo známo, do jaké míry).
Google má ale ve hře ještě tři výhody, které jej aktuálně řadí i před Microsoft:
1/ Nemá v patách všechny antimonopolní úředníky z celého světa, což mu dává jistou volnost.
2/ Má nadstandardní vztahy s řadou vývojářů úspěšných open-source projektů. Představa, že v budoucnu bude Firefox nebo Thunderbird nějakým způsobem propagovat další jeho služby, je vcelku reálná.
3/ Je celkem pozitivně vnímán veřejností a těší se velké pozornosti. Nemá mezi uživateli tolik odpůrců (jako například Microsoft) a většina jeho produktů se dočká zdarma velké mediální pozornosti.

Co na to Microsoft?

Redmondský softwarový gigant se zatím k webové kanceláři staví poměrně zdrženlivě. Před časem sice představil svůj projekt Office Live, ale pouze jako doplňkovou službu pro uživatele desktopového kancelářského balíčku Office. Součástí nabídky je například e-mail nebo webhosting.
Letos v září však některé zahraniční internetové magazíny přinesly informaci, že Microsoft zvažuje tvorbu vlastních webových aplikací pro kancelář. Funkčně by se měly blížit balíčku Works, který je prezentován jako alternativa k Office pro domácnosti. Zda však skutečně dojde k realizaci, to je ve hvězdách.

Češi zatím tvrdě spí

Vládci českého internetu, naše portálová trojice Seznam, Centrum a Atlas, se zatím v oblasti webové kanceláře příliš neangažují. Vrcholem je pro ně v tuto chvíli poznámkový bloček. Lze ovšem očekávat, že dříve či později se nechají "inspirovat" zahraničními lídry trhu. Nejinak tomu bylo u e-mailů, map nebo vzhledu výchozí stránky. Trochu popohnat by je mohl vstup Google Docs na český trh, resp. jeho lokalizace do češtiny. Google má o Českou republiku zájem a lokalizoval již řadu jiných služeb, takže česky komunikující Google Docs je zřejmě jen otázkou času.


Dokumenty ke stažení