Menu

Geniální třídění souborů

NA DVD

Programy k tomuto článku najdete na Chip DVD pod indexem Pořádek.

Geniální třídění souborů

Konec zoufalého hledání souborů – s profesionálním nástrojem, který využívá poznatky z výzkumu mozku, je to maličkost.
MICHAEL ECKSTEIN

S PC je to vlastně jako s bytem. Kdo neudržuje pořádek, ten za chvíli nic nenajde. Obzvláště počítače, které jsou již dlouho v provozu, se dostávají do stavu, kdy jsou prakticky nepoužitelné. Hledání souborů je pak skutečné peklo. Přemýšlíte, kdy jste soubor vytvářeli, ve kterém adresáři může být uložený… O něco lepší situace nastává v případě, že máte soubory zaindexované. Pokud však nehledáte něco skutečně velmi specifického, obrovská databáze většinou vychrlí stovky souborů. Mnohem lépe funguje program Tabbles, který najdete na Chip DVD. Vedle tohoto nástroje blednou i tak propracované systémy, jako jsou třeba knihovny ve Windows 7. Tabbles kromě inteligentního systému řazení nabízí také pokročilé vyhledávání, které funguje bez potřeby znalosti konkrétního slova nebo formátu. Nejprve vám ukážeme, jak udělat pořádek v nepřeberném množství souborů.
Ještě než začnete na počítači vytvářet nějaký systém, doporučujeme, abyste si svá úložiště pročistili. Poslouží k tomu nástroje z Chip DVD: jednak známý CCleaner, jednak AllDup, který vyhledává duplicitní soubory. Při instalaci CCleaneru si dejte pozor, abyste zbytečně nenainstalovali nepotřebný Google Toolbar.
CCleaner pro čištění nežádoucích souborů funguje velice dobře. Pokud jste si jisti tím, co děláte, můžete zatrhnout také položky v části "Windows | Pokročilé", jako jsou různé cache, historie uživatelů apod. Vždy je možné kliknout na tlačítko "Analyzovat" a zjistit, kolik souborů (a jaké) bude při této volbě odstraněno. Také nástroj AllDup plní svou práci skvěle. Po nainstalování program spusťte a zatrhněte ty diskové jednotky, na kterých chcete vyhledávat duplicitní soubory. Poté klikněte na tlačítko "Start Search" a nechte program běžet. Ten si projde všechny soubory na zvolených discích a vyhledá ty, které jsou zde zbytečně vícekrát. Nejčastěji se jedná o hudební soubory, které jsou špatně zařazené v několika sbírkách, nebo o fotografie, které jste z karty fotoaparátu stáhli opakovaně. V seznamu pak můžete nepotřebné duplicitní soubory odstranit.

Indexací k výkonu

Pokud něco hledáte ve starých Windows XP, bude vám to připadat jako celá věčnost. Po zadání příkazu k prohledání souborů začne disk pracovat na plný výkon, prochází soubor za souborem a hledá shodu. Pokud za další půlhodinu hledáte jiný soubor, proces se opakuje. Je to tak neefektivní! Většinou bude rychlejší, pokud se budete snažit soubor vyhledat ručně. I z toho důvodu mají novější verze Windows hledání založeno na indexování. Funkce pro vyhledávání (integrované do systému) si neustále udržují databázi se soubory. Prohledání takové databáze zabere jen několik sekund, takže výsledky vidíte prakticky okamžitě. Indexování je vlastně rejstřík pevného disku a běžnému uživateli nabízí vše, co bude potřebovat.
                                                                                                              Díky indexování je vyhledávání okamžité
Ani uživatelé Windows XP se ale ještě nemusí vzdávat. Microsoft nabízí pro tento systém program Windows Search 4.0, který přináší funkci indexování i pro XP. Zajímavou alternativou je nástroj Copernic Desktop Search, který také přináší pro XP možnost indexování.
Oba nástroje najdete na Chip DVD. Zde najdete také Windows Search pro Windows Vista. Tento systém sice dostal indexované vyhledávání již v počátku, ale byla to starší verze, která ještě nefungovala tak dokonale. Pravděpodobně již díky aktualizacím budete mít správnou verzi.

Lepší adresářová struktura

Multimediální soubory, jako jsou fotografie, videa nebo hudební MP3 soubory, je vhodné třídit do samostatných složek, k čemuž nabádá i struktura ve Windows – zde máte složky "Hudba", "Obrázky" nebo "Videa". Daňové přiznání nebo diplomovou práci zase máte ve složce "Dokumenty ". Je praktické, pokud máte dokumenty dále rozřazené ve složkách podle roku a měsíce. Taková struktura je přehledná, praktická a snadno se v ní hledají konkrétní dokumenty.
Windows 7 vylepšují staré vyhledávání o tzv. knihovny. Jedná se o speciální databáze, které pracují společně s indexováním. V čem jsou rozdílné? Do knihoven můžete přidávat různé zdroje. Třeba pokud máte hudební soubory uložené na síťovém disku, externím USB disku, v různých adresářích, všechny si je můžete přidat do knihovny Hudba a poté stačí knihovnu otevřít, a na jednom místě uvidíte kompletní obsah. Už vás nemusí zajímat, kde konkrétně je hudba uložená. Pokud je z počítače dostupná (tedy disk není třeba vypnutý), okamžitě ji uvidíte a jedním kliknutím ji můžete začít přehrávat. Díky indexování bude i vyhledání konkrétního souboru bleskovou záležitostí.
Knihovny vznikly právě z toho důvodu, že se rozšiřují síťové disky jako centrální úložiště domácnosti. Fotografie, filmy i hudba pak nemusí být uloženy na každém počítači zvlášť, aby byly dostupné. Zároveň je v nich pořádek a každý uživatel rychle najde přesně to, co hledá.
Výhodou knihoven je bezpečnost. Pokud smažete soubor z knihovny, nedojde k jeho fyzickému smazání, protože je umístěn jinde na disku. Jen "vypadne" z databáze.

Práce s knihovnami

Chcete-li přidat adresář do knihovny, je to velmi jednoduché. Otevřete "Dokumenty ". V levé části okna pak uvidíte "Knihovny ", které jsou rozdělené na jednotlivé typy souborů. Pokud chcete přidat třeba videa, klikněte na položku "Videa" pravým tlačítkem myši a poté zvolte "Vlastnosti". Zobrazí se přehled složek, které jsou nyní v knihovně. Klikněte na tlačítko "Zahrnout položku" a vyberte složku, kterou chcete mít dostupnou. Ta se přidá do knihovny.
Pokud se místo toho zobrazí chybová hláška s informací, že složku není možné přidat, jelikož není v seznamu indexovaných souborů, bude třeba ji nejprve přidat do položek k indexaci. Jen tak bude mít systém okamžitý přehled o tom, které soubory se v dané složce nachází.
Pro přidání indexu klikněte v systému na tlačítko "Start", do vyhledávacího řádku zadejte "Možnosti indexování" a potvrďte klávesou [Enter]. Poté klikněte na tlačítko "Změnit" a přidejte složky, které chcete indexovat.
Náš tip: Chcete-li mít složky ze síťových disků dostupné i tehdy, když je disk odpojen, můžete nechat systém, aby je zpřístupnil off-line. Klikněte na síťovou složku pravým tlačítkem myši a zvolte "Vždy přístupné offline". Windows si obsah složky překopíruje na pevný disk a bude jej udržovat aktualizovaný.

Knihovny v XP

Podobně funguje také software Tabbles, který najdete na Chip DVD. Ten přináší nápad s knihovnami také do starých Windows XP. Používat jej ale samozřejmě můžete i ve Vistě a Windows 7. Program se jmenuje "Tabbles", tedy něco jako tabulky. Je to v podstatě virtuální plocha, která nahrazuje souborový systém.
Při vytváření programu se vycházelo z poznatků o mozku: z toho, co je schopen si zapamatovat a představit. Například mozek si okamžitě vybaví, že předmět je červený, kulatý, těžký a má tři otvory na prsty – tedy vlastnosti bowlingové koule. Jen těžko si ale vybaví název jejího výrobce.

Inteligentní filtry

Stejně to funguje při hledání souborů. Nemusíte hledat podle názvu, ale podle funkce. Navíc je možné kombinovat vlastnosti, což funguje jako efektivní filtrování. Dále je možné přidat ještě filtrování podle určitých typů souborů, a to nejen logickým skládáním, ale také zakazováním. Třeba můžete zvolit, že hledáte multimediální soubor, který ale není typu MOV ani MKV. Tabbles podporuje všechny známé postupy, jako je Drag & Drop, Copy & Paste, a fungují v něm známé klávesové zkratky.
V programu si můžete nadefinovat svá vlastní kritéria, podle kterých budete vyhledávat soubory. Je to velmi jednoduché. Klikněte na "New". V záložce "New Table" potom zadejte jméno, například zvolte "Návody". Dále rozevřete položku "Optional " a vyberte si vhodnou barvu, například modrou, na které je nápis "Documents ". Vytvoření dokončíte kliknutím na "Create". V levé dolní části okna nyní uvidíte ve struktuře "Workspace" položku "Návody". Otevřete Průzkumníka ve Windows a do této tabulky přetáhněte všechny návody, které máte. Je úplně jedno, jestli jsou to dokumenty PDF nebo DOC, instruktážní videa ve formátu MOV nebo MP4, nebo zda se jedná o podcasty ve formátu MP3. Vše přetáhněte, program si soubory setřídí. Ve vrchní části seznamu pak máte napsáno, podle čeho je řazen a jak řazení změnit.
Dále postupujete obdobným způsobem. Vytvořte si tolik tabulek, abyste v nich měli dobrý přehled.
AUTOR@CHIP.CZ


DRUHÝ POHLED: VYHLEDÁVÁNÍ BEZ PRÁCE
Program Tabbles jsem zkoušel na svém počítači a přestal mě bavit přibližně po dvaceti minutách. Když hledám konkrétní soubor, tak vím, jak se jmenuje. Když nevím, jak se jmenuje, tak znám aspoň jeho obsah. Jak tedy vyhledávám já?
Vratislav Klega

Z programu Tabbles nejsem vůbec nadšený. Než vůbec začne fungovat, musíte si poskládat jakési tabulky, podle toho, kam byste soubor chtěli zařadit. Já nic takového dělat nechci. Když vytvářím soubor, nezajímá mě, podle jakých vlastností jej budu vyhledávat. Třeba jej ani nikdy vyhledávat nebudu, tak proč bych se měl nyní zdržovat nějakou katalogizací.

DOKUMENTY

Snažím se být pořádný a všechny dokumenty, které považuji za důležité a o kterých vím, že je nebudu brzy mazat, ukládám do složky "Dokumenty" ve Windows. Díky zálohování na druhý fyzický disk mám jistotu, že o ně nepřijdu, a také vím, že je mám neustále indexované. Až budu hledat konkrétní dokument, najdu jej zde.
Při hledání dokumentu tedy otevřu složku "Dokumenty" ve Windows a na klávesnici mačkám klávesu [F3]. Tím se mi rozevírá vyhledávací pole. Je-li hledaná položka hodně výjimečná, přímo píšu název. Je jedno, jestli souboru, nebo třeba nějakého nadpisu z onoho dokumentu. Díky indexování budu mít dostupný veškerý obsah dokumentů. Složitější je situace, pokud hledám něco obecného. V tom případě ve filtru klikám na "Autoři" a začínám psát jméno toho, kdo dokument vytvořil. Většinou totiž vím, jestli jsem dokument vytvářel já, nebo někdo jiný. Obzvláště pokud dokument pochází od někoho jiného, se okruh souborů značně zúží, vyhledání je pak jednodušší. Je-li to málo, klikám ve filtru na položku "Datum změny". Jistě, nedokážu říct, jestli byl dokument naposledy změněný v lednu nebo v únoru, ale odhadnu aspoň čtvrtletí nebo rok. I takové vyfiltrování pomůže. Z těchto výsledků už je pak jednoduché vybrat správný soubor.

FOTOGRAFIE

Počet fotografií na mém disku přesahuje stovku gigabajtů a samotných fotografií je nepočítaně. Jakožto tvor líný jsem schopen složky pojmenovávat jen jako "Vánoce", "Dovolená" nebo "Narozeniny". O pořádek se mi stará program Windows Live Fotogalerie, který je součástí bezplatného balíku Windows Live Essentials od Microsoftu. Stačí přidat složku s fotografiemi do knihovny Obrázků ve Windows, a program se o vše postará sám. Nejpříjemnější je nejspíš třídění podle data vyfocení. To je zobrazeno automaticky, případně můžete kliknout na "Zobrazení " a vybrat "Datum". Předloňské Vánoce pak jednoduše najdete tak, že vyberete prosinec 2009.
Perfektně funguje také rozpoznávání osob na fotografiích. Musíte nechat program, aby nejprve prozkoumal vaše fotografie a našel v nich osoby. Poté na záložce "Domů" klikněte na "Hromadné označování osob". Program začne nabízet tváře, které vyhodnotil jako stejné. A funguje to velmi dobře. Pokud se nesplete (což se stává jen výjimečně), tak tváře označíte a přidáte je ke konkrétní osobě. Čím více tváří k osobě budete mít, tím přesněji pak bude vyhledávat další fotografie s touto osobou. Podle mé zkušenosti stačí půl hodinky práce k tomu, aby program bezpečně poznal vaše nejbližší rodinné příslušníky na fotografiích za několik posledních let.
Důležité je nechat program zkontrolovat všechny fotografie a najít obličeje. To může trvat i několik hodin.

Foto: Chytré hledání: Někdy na začátku roku jsem psal ve Wordu článek o navigačních zařízeních. Výsledkem je jediný nalezený správný soubor.
Foto: Hromadné označování: Jakmile se program osobu "naučí", je označování hračkou. V režimu "Hromadné označování" pak jedním kliknutím potvrzujete desítky fotografií. A přesnost roste.
Foto: Hledání podle osob: Windows Live Fotogalerie rozpozná obličeje na fotografiích. Pak můžete vyhledávat fotografii podle toho, kdo na ní je.



Foto: Čistější: Čím méně souborů máte, tím jednodušší je se v nich orientovat. CCleaner na našem testovacím PC našel 28 GB souborů určených ke smazání.
Foto: Knihovny: Program Tabble se hodí především pro XP, protože i tomuto systému přidá výhodu knihoven. Z jednoho místa je pak možné procházet zdroje rozházené po discích.