Menu

Automatický tisk určitých došlých e-mailů

19.04.2011 11:50 | Redakce Chip
Jakkoli je bezpapírová kancelář vznešeným cílem mnoha uživatelů, některé informace je kvůli dokumentaci nutné mít na papíře. To, které e-maily je zapotřebí vytisknout, však nemůže Outlook rozhodnout sám.

Prostřednictvím pravidel můžete Outlook přimět, aby určité došlé e-maily samočinně odeslal do tiskárny. Na tomto místě můžete také určit kritéria, která o vytištění rozhodnou. K definování příslušných pravidel otevřete složku »Doručená pošta« a v pásu karet novějších verzí Outlooku jako 2007 a 2010 klikněte na kartě »Domů« v sekci »Přesunout« na »Pravidla« a v následné nabídce na »Spravovat pravidla a oznámení«. Ve starších verzích Outlooku otevřete v nabídce příkaz »Nástroje | Pravidla a oznámení…«.
Dále klikněte na »Nové pravidlo«, čímž spustíte příslušného průvodce. Pod »Vytvořit zcela nové pravidlo « označte položku »Kontrolovat zprávy po jejich příchodu« a klikněte na »Další«. Na následující stránce definujte podmínky, které musí příchozí zpráva splňovat pro provedení tohoto pravidla. Tak můžete pravidlo aplikovat například jen na zprávy adresované výlučně vám, jestliže aktivujete volbu »odesláno pouze mně«. Svou volbu potvrďte tlačítkem »Další«. Má-li Outlook aplikovat pravidlo na všechny došlé zprávy, použijte »Další«, aniž byste předtím aktivovali další volby. To pak ovšem musíte ještě jednou potvrdit v separátním dialogu. Na další stránce dále určete, co se s příslušnou zprávou má stát. Má-li být přímo poslána do tiskárny, aktivujte »vytisknout«. Můžete definovat i dodatečné akce. Na závěr vše potvrďte tlačítkem »Další«.
Nyní máte ještě možnost zadat výjimky. Například můžete upustit od tisku automatických odpovědí, zaškrtnete-li volbu »kromě případu, kdy jde o zprávu typu Mimo kancelář«. Znovu klikněte na »Další«. Na poslední stránce průvodce pod »1. krok: Zadejte název pravidla« pak zvolte výstižný název, například »Zprávy ihned vytisknout«. Klikněte na »Dokončit«, čímž pravidlo definitivně založíte. Dbejte na to, aby bylo toto pravidlo aktivováno zatržítkem vlevo od názvu pravidla.
Upozornění: Naléhavě se doporučuje definovat pro pravidlo podmínky a výjimky, aby se tak zabránilo zbytečnému automatickému tisku všech e-mailů a tím způsobenému plýtvání papírem. Kromě toho byste vytištěnou zprávu měli pomocí další akce přesunout ze složky »Doručená pošta« do jiného adresáře, abyste si udrželi přehled o vytištěných mailech.

Zajímavosti ze světa IT v e-mailu

Stačí odeslat svoji e-mailovou adresu


Odesláním formuláře souhlasíte se zpracováním svých osobních údajů a užitím pro marketingové účely vydavatelství Burda Praha, spol. s.r.o.

Předplatné / nákup chipu Digitální edice chipu Aktuální vydání