Menu

Archivace e-mailových zpráv dělená po letech

12.01.2010 00:00 | Redakce Chip
Ústřední pamětí dat v Outlooku je soubor typu PST. Během času mohou mohutně nabobtnat především přílohy e-mailů, často na mnoho set megabajtů. To zpomaluje spuštění programu a nejpozději od velikosti 2 GB vznikají na řadě počítačů problémy.

Archivace e-mailových zpráv dělená po letech

Ústřední pamětí dat v Outlooku je soubor typu PST. Během času mohou mohutně nabobtnat především přílohy e-mailů, často na mnoho set megabajtů. To zpomaluje spuštění programu a nejpozději od velikosti 2 GB vznikají na řadě počítačů problémy.

Namísto shromažďování všech dat v jednom PST souboru (Personal Store) můžete zprávy archivovat separátně v několika PST souborech dělených například podle roků. Má to tu výhodu, že s menšími soubory se lépe pracuje.

Nejprve si vytvořte záložní kopii svého PST souboru. V Outlooku tedy aktivujte »Soubor | Správa datových souborů«. Nyní označte »Osobní složky« a klikněte na »Otevřít složku«. V okně Průzkumníka pak založte kopii souboru »Outlook.pst«. Teď můžete dialog opět zavřít.

Vlastni archivaci proveďte po krocích v pořadí vzrůstajících letopočtů takto: Vyvolejte příkaz »Soubor | Archivovat«, aktivujte »Archivovat složku se všemi podsložkami« a dole také zaškrtněte »Zahrnout položky označené Automaticky nearchivovat«. V adresářové struktuře zvolte »Osobní složky«, abyste zahrnuli všechny obsahy poštovní schránky. V rozevíracím poli »Archivovat položky starší než« nastavte »1.1.« prvního zpracovávaného roku, například tedy »1.1.2003«. Pak klikněte do pole »Soubor archivu« a zadejte například »C:dataarchiv_před2003.pst«. Akci spusťte kliknutím na »OK«.

Po dokončení archivace otevřete »Soubor | Správa datových souborů«. Označte nově vytvořený archivní soubor a klikněte na »Nastavení«. V poli »Název« zadejte výstižné označení, například »Archiv před 2003«, a potvrďte tlačítky »Použít« a »OK«. To je důležité proto, abyste archivy mohli později v Outlooku rozlišit. Postup zopakujte i pro pozdější roky. Přitom vždy zvyšujte hraniční datum až po požadovaný termín a příslušně obměňujte název dalšího archivního souboru.

Nakonec zbylý PST soubor zkomprimujte. Za tím účelem znovu otevřete »Soubor | Správa datových souborů«. Označte »Osobní složky« a postupně klikněte na »Nastavení« a »Komprimovat«. Tato úloha trvá v závislosti na archivovaném objemu dat poměrně dlouho a její průběh není nijak indikován. Potom můžete zazálohovat jednotlivé PST soubory a začlenit je do nové verze.

Upozornění: Jako výběrové kritérium pro archivaci nepoužívá Outlook datum příjmu zprávy, nýbrž čas poslední akce. Z toho důvodu se mnoho starých zpráv může ocitnout v novějších PST souborech, pokud jste je později například přeposílali nebo přesouvali.

 

Po částech: Velké PST soubory můžete rozdělit podle letopočtů - s archivy se pak snáze manipuluje.

Zajímavosti ze světa IT v e-mailu

Stačí odeslat svoji e-mailovou adresu


Odesláním formuláře souhlasíte se zpracováním svých osobních údajů a užitím pro marketingové účely vydavatelství Burda Praha, spol. s.r.o.

Předplatné / nákup chipu Digitální edice chipu Aktuální vydání