Menu
CHIP Speedtest

Vkládání adres do hromadných dopisů

03.11.2009 00:00 | Redakce Chip
Pro svou hromadnou korespondenci často používáte seznamy adres z Excelu nebo Accessu. V nich však často chybí křestní jméno adresáta. Pak na dopise v bloku adresy vznikají nehezké mezery.

Vkládání adres do hromadných dopisů

Pro svou hromadnou korespondenci často používáte seznamy adres z Excelu nebo Accessu. V nich však často chybí křestní jméno adresáta. Pak na dopise v bloku adresy vznikají nehezké mezery.

Důvodem je prázdný znak (mezera), který normálně odděluje křestní jméno a příjmení. Ten ale můžete odfiltrovat. Při psaní hromadného dopisu dbejte, aby ve Wordu byl zobrazen příslušný panel nástrojů. Za tím účelem klikněte pravým tlačítkem myši na volné místo v běžném panelu nástrojů a v místní nabídce zaškrtněte »Hromadná korespondence«. Ukazatel myši nastavte na místo, na němž se má později objevit jméno a příjmení adresáta. V panelu nástrojů použijte »Příjemci hromadné korespondence« a umístěte pole »Křestní«. Dejte pozor, aby za tímto polem nenásledovala mezera.

Dále klikněte na »Vložit pole« a v následné nabídce klikněte myší na »Pokud...pak...jinak...«. Objeví se dialog »Vložit pole Pokud: IF«. V rozevíracím poli »Název pole« zvolte položku »Křestní«. Pod »Porovnání« zvolte »je neprázdná«. Poté nastavte kurzor do pole »Vložit tento text« a jednou stiskněte mezerník, čímž zadáte prázdný znak. Tato podmínka znamená, že Word vloží do textu mezeru, pokud je pole »Křestní« obsazeno. Tento znak od této chvíle odděluje křestní jméno od příjmení.

Pole »Jinak vložit tento text« v dialogu »Vložit pole Pokud: IF« zůstane prázdné. Zde obsažený text totiž Word použije, jestliže vyhodnocení podmínky vede k negativnímu výsledku. V příkladu se tedy toto pole uplatní, jestliže není zadáno »Křestní«. Zde Word ovšem nemá provést nic.

Aplikace nabízí pod »Porovnání« také jiné možnosti, jako »Je rovno«, »Není rovno« a »Je menší než«. Pro určení hodnoty, se kterou má Word obsah názvu pole porovnat, použijte položku »Porovnat s«. Potvrďte tlačítkem »OK«. Následně vložte opět bez mezery pole »Příjmení«.

Výsledek: Pouze v případě, že při tisku hromadného dopisu obsahuje datová věta křestní jméno i příjmení, Word obě komponenty oddělí mezerou z pole »Jinak vložit tento text«.

Upozornění: Word 2007 v našich testech samočinně vynechával mezeru v datových větách bez křestního jména. I tato verze však disponuje možností definovat v hromadné korespondenci pomocí podmínek různé textové vstupy. Odpovídající dialog otevřete v „pásu karet" pomocí »Pravidla« na kartě »Odeslat«.

Zajímavosti ze světa IT v e-mailu

Stačí odeslat svoji e-mailovou adresu


Odesláním formuláře souhlasíte se zpracováním svých osobních údajů a užitím pro marketingové účely vydavatelství Burda Praha, spol. s.r.o.

Předplatné / nákup chipu Digitální edice chipu Aktuální vydání