Ještě dál než zákulisí: Administrativní zátěž divadel
Než vyjdou herci na jeviště, tak se kromě zkoušek také ve velkém sjednávají a podepisují smlouvy. Jediná inscenace může obnášet podepsání klidně až desítek smluv – s autory, režiséry, scénografy, kostýmními výtvarníky, překladateli, hudebníky, technickým personálem i samotnými herci.
Divadla jsou navíc z velké části závislá na veřejných rozpočtech, grantech a dotacích (od měst, krajů, Ministerstva kultury či EU). Zde platí, že každá koruna a každý dokument musí být zpětně doložitelný. Ztráta nebo zdlouhavé dohledávání smlouvy při kontrole může vést k popotahování až citelným finančním sankcím.
Pozor na polovičatá řešení s cloudem
Některá divadla se snaží digitalizaci vyřešit svépomocí a dokumenty v PDF jednoduše ukládají do běžných cloudových úložišť. Tím se ale vystavují prakticky stejným rizikům jako při klasickém papírování.
Stačí jen pár měsíců, a i ten nejlépe zamýšlený složkový systém na cloudu se promění v chaos. Běžná úložiště navíc neřeší legislativní požadavky na spisovou službu: chybí jim řízení přístupových práv, auditní stopa (kdo a kdy s dokumentem pracoval), automatické hlídání skartačních lhůt nebo zajištění dlouhodobé právní platnosti elektronických podpisů.
Klasický cloud vám pořádek v dokumentech nezajistí. Skutečnou jistotu a efektivitu přináší až certifikovaná elektronická spisová služba.
Přínos elektronické spisové služby pro divadla
Mezi největší výhody eSSL patří:
- Bleskové vyhledávání: Jakýkoliv dotační spis, autorská smlouva nebo faktura z minulých let je dohledatelná během několika sekund, a to včetně kompletní historie schvalování a poznámek.
- Právní průkaznost a bezpečnost: Nemusíte se bát o platnost dokumentů. Součástí kvalitní eSSL je správa elektronických podpisů i automatické hlídání časových razítek. K dokumentům se navíc dostanou jen ti pracovníci, kteří k nim mají schválená oprávnění.
- Legislativní jistota (atestovaná eSSL): Řada divadel funguje jako příspěvkové organizace měst či krajů. Pro tyto subjekty brzy začne platit zákonná povinnost využívat výhradně atestovanou elektronickou spisovou službu.
Jak správně zvolit eSSL pro vaše divadlo
Klíčovým kritériem je, aby systém odpovídal platné české legislativě a národním standardům pro správu dokumentů (včetně povinné atestace eSSL v případě příspěvkových divadel). Systém musí garantovat bezpečné ukládání dokumentů, pravidelné zálohování a ochranu citlivých údajů.
V divadle také pracují lidé nejrůznějších profesí a technických schopností. Uživatelské prostředí eSSL proto musí být maximálně přívětivé a přehledné. Ideálním stavem je, když na veškeré úkony stačí pár kliků a vyřizovat administrativu lze také z mobilu či tabletu.
Kvalitní řešení eSSL se také dokáže propojit s existujícími systémy, například ekonomickým a účetním systémem divadla. Zajistí se tím hladký průběh všech procesů a kontinuita s činností před nasazením eSSL.
Společnost ICZ patří k dlouholetým lídrům na trhu a její řešení ICZ e-spis splňuje všechna zmíněná kritéria, včetně atestace, kterou poskytuje Česká agentura pro standardizaci (ČAS). Pro divadla je velkou výhodou, že řešení ICZ je modulární a lze jej tedy na míru přizpůsobit potřebám klienta. Speciálně pro menší subjekty nabízí ICZ také řešení e-spis LITE.
Tak tedy mít či nemít eSSL? To už v dnešní době vlastně otázka není. Ušetřený čas, finanční úspory a legislativní jistota mluví jednoznačně ve prospěch digitalizace. Stačí si jen zvolit správného partnera a systém, který se přizpůsobí chodu vašeho divadla.
