Chat místo interních e-mailů, společná práce na dokumentech v reálném čase, sdílená úložiště a k tomu i AI asistent, který připraví zápis z porady. Nástroje pro moderní způsob práce má dnes k dispozici řada firem. Samotné pořízení licencí ale nic nezmění. Aby se nové technologie skutečně uchytily, musí je lidé přijmout za své a změnit zaběhnuté pracovní návyky. Právě tomu se věnují adopční služby.
Co si máme pod pojmem adopční služby představit?
Pomáháme lidem ve firmách, aby nové nástroje opravdu začali používat. Nejde o klasické školení funkcí – naučit někoho, kde je které tlačítko, je snadné. Mnohem těžší je přesvědčit ho, aby změnil způsob práce, na který je zvyklý. Proto mluvíme hlavně o přínosech a neodpovídáme na otázku „co“, ale „proč“.
Dnešní aplikace jsou přece většinou hodně intuitivní. Proč je potřeba učit lidi s nimi pracovat?
To platí jen napůl. Ovládání zvládne každý, kdo umí s chytrým telefonem. Lidé ale často řadu nástrojů vůbec nevyužívají, protože nevědí, v čem by jim usnadnily práci. Typickým příkladem je Teams: v mnoha firmách jeho využití skončí u videohovorů a chatu, přitom má potenciál zcela změnit tradiční „e-mailový“ princip komunikace, kdy o cílení a notifikaci vždy rozhoduje odesílatel. Oproti tomu Teams nabízí nový, efektivnější způsob spolupráce a komunikace v rámci projektových či organizačních týmů. Pomáhá lépe se soustředit na podstatné informace, komunikaci, úkoly i dokumenty na úrovni kanálů s vlastními preferencemi notifikací a současně neomezuje přístup k dalším, méně důležitým informacím ve chvíli, kdy je uživatelé potřebují.
Kde takový adopční projekt začíná?
Určitě analýzou. Potřebujeme pochopit, jak lidé ve firmě spolupracují, kde ztrácejí čas a co má nové řešení zlepšit. Všem budoucím uživatelům rozesíláme online dotazník, který zmapuje jejich pracovní návyky a digitální dovednosti. Pracujeme se třemi skupinami – zaměstnanci, managementem a IT – protože každá potřebuje jiný přístup. Hlavně vedení musí vidět jasné cíle a pochopit, proč je změna důležitá právě teď.
Důležitou roli prý hrají ambasadoři. Kdo to je?
Jsou to lidé z jednotlivých oddělení, kteří se s novými nástroji seznámí jako první a pak pomáhají svým kolegům. Hledáme ty, kdo se nebojí novinek a rádi se dělí o získané zkušenosti. K jejich vytipování slouží i nenápadné otázky v úvodním dotazníku. Výběr pak revidují manažeři s projektovým týmem, aby skupina ambasadorů reprezentovala různé části firmy. Čím větší firma je, tím je tato skupina důležitější.
Jak vypadá samotné vzdělávání?
Probíhá postupně a v každodenní praxi. Školíme přímo na zařízeních zaměstnanců a doplňujeme to krátkými microlearningovými videi. S klienty také vytváříme takzvané týmové dohody, tedy pravidla, jak se budou nové nástroje používat, aby se lidé nevraceli ke starým zvykům.
Jak poznáte, že adopce nefunguje?
Varovnými signály jsou výrazný odpor a hledání důvodů, proč něco nejde. Často slyšíme: „U nás to nepůjde, protože spolu nespolupracujeme a nekomunikujeme.“ A právě to má adopční projekt změnit. Zbystřit je ale třeba i ve chvíli, kdy vše běží až podezřele hladce. Může to znamenat, že lidé změnu nepřijali a potichu pracují stále postaru.
Jakou roli by v adopci měli hrát personalisté?
Mnohem větší, než bývá zvykem. Například adopce Microsoft 365 je stále vnímána hlavně jako záležitost IT a zástupci HR na projektových schůzkách často chybí. Přitom právě HR má nejblíž k firemní kultuře, komunikaci a motivaci lidí, tedy k oblastem, které IT samo ovlivnit nedokáže. Adopce je navíc úspěšnější tam, kde jsou zaměstnanci zvyklí stále se zdokonalovat. Ideální je, když se oddělení HR stane přímo iniciátorem adopčního projektu.
Mění se to, co firmy od adopčních služeb požadují?
Ano, a docela výrazně. Dříve šlo hlavně o Microsoft 365, dnes firmy adopci poptávají především kvůli Copilotovi. Lidé tohoto AI asistenta používat chtějí, protože vidí jeho potenciál. Zároveň se ho ale trochu obávají. Nabízíme proto pilotní programy, v rámci kterých vybraní zaměstnanci testují konkrétní scénáře využití AI v běžném provozu. Připomínáme také, že Copilot je jen „spolupilot“, nikoli pilot, který vše zvládne úplně sám. I proto je potřeba jeho výstupy vždy kontrolovat.
Navazuje to na předchozí práci s Microsoft 365?
Rozhodně. Copilot pracuje s tím, co už ve firmě je. Jsou-li dokumenty, poznámky a know-how uložené v Microsoft 365, dokáže automaticky vytvořit zápis ze schůzky, shrnout dohody nebo navrhnout další úkoly. Dobře zvládnutá adopce Microsoft 365 je proto zásadním předpokladem, aby firma mohla AI asistenty a agenty využívat naplno.
Kdy je adopční projekt hotový?
Vlastně nikdy, jde o kontinuální proces – do firmy přicházejí noví zaměstnanci a přibývají nové funkce. Klíčovou roli tu hraje střední management, protože manažeři by měli jít svým týmům příkladem. Proto na adopci navazujeme například individuálním koučinkem a workshopy pro vedoucí pracovníky.
Zdroj: Konica Minolta
