Optimální použití archivační funkce

Uklízeč: Tato položka nastavení automatické archivace určuje, kam má Outlook odkládat starší prvky.

Svá data nechte archivovat samočinně – ale správně! Funkci proto nakonfigurujte tak, že nejprve otevřete »Nástroje | Možnosti« a na kartě »Jiné« kliknete na »Automaticky archivovat«. Ve stejnojmenném dialogu můžete měnit standardní nastavení. Aktivujte volbu »Spustit automatickou archivaci každých« a zvolte požadovaný interval ve dnech. Pokud nemá Outlook začít s archivací bez vašeho souhlasu, aktivujte volbu »Před spuštěním automatické archivace zobrazit dotaz«. Pak aktivujte »Archivovat nebo odstranit staré položky« a zadejte, jaké stáří musí prvky pro archivování překročit.
Zvolte »Přesunout staré položky do:«, aby byl archivní materiál uskladněn v jiném datovém souboru Outlooku. Cestu a název tohoto souboru zadejte do vstupního pole níže. Dáváte-li přednost radikální kúře, zvolte »Trvale odstranit staré položky«. Nakonec můžete kliknutím myší »Použít toto nastavení u všech složek«. Potom dialogy »Automaticky archivovat« a »Možnosti« potvrďte tlačítkem »OK«.
Je dobré vědět, že tato nastavení můžete pro jednotlivé složky zpráv změnit. Lze tak například z archivace vyloučit složku došlé pošty: V seznamu složek pravým tlačítkem myši klikněte na příslušný adresář a v místní nabídce zvolte příkaz »Nastavení«. V následném dialogu na kartě »Automatická archivace« klikněte na volbu »Nearchivovat položky v této složce«. Samozřejě jsou možná i jiná zadání, pokud zvolíte »Archivovat tuto složku pomocí tohoto nastavení«. Vše potvrďte tlačítkem »OK«.
Starší maily, které ještě musíte zpracovat, můžete z archivace vyloučit. Za tím účelem otevřete příslušnou zprávu, klikněte na tlačítko Office a poté na »Vlastnosti«. V následném dialogu aktivujte »Tuto položku nearchivovat« a potvrďte tlačítkem »OK«.
UPOZORNĚNÍ: Automatická archivace ukládá v pravidelných intervalech e-maily, termínové položky a úkoly, které překročily stáří udané ve standardních nastaveních. K tomu je třeba vědět, že Outlook se zde rozhoduje podle data poslední změny. Mail, který stále znovu otvíráte a zavíráte, aplikace nearchivuje.